Secetarial Vista

Pengertian Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai. 

Pengertian sekretaris dari bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas menyatakan bahwa Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita 

Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G Fowler yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional mengemukakan bahwa Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya; Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.; Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri di Amerika Serikat dan Vatikan.(2008:2)

Menurut C. L Barnhart, yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional menyatakan bahwa Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi; Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu; Sebuah meja dan rak buku diatasnya.(2008:2). Yang dimaksud warkat sendiri menurut The Liang Gie yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional menyatakan warkat adalah setiap catatan tertulis, bergambar atau terekam yang berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal yang dibuat orang untuk membantu ingatan (contohnya buku, surat, arsip, dan kuitansi) .(2008:2) 

Pengertian sekretaris Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden seperti yang dikutip oleh Sutarto dalam buku Sekretaris dan tatawarkat menyatakan “Secretary is an office employee who has a more responsible position than a stenographer and whose duties usually include taking and transcribing dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers, and making appointment ; and maintaining or filing records, letters, etc, A secretary frequently acts as an administrative assistant or Junior executive”

Sekretaris adalah:“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (1997:4). Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :

• Pengertian Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalm buku Pedoman lengkap Kesekretarisan mengemukakan: ”A secretary is a professional as a professional you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and style” Seorang Sekretaris adalah seorang professional, sebagai seorang professional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian (2004:1)  
• Pengertian Sekretaris Menurut Professional Secretaries International (PSI) : “ A secretary shall be defined as an executive assistant who possesses a mastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction or supervision exercises initiative and judgement and makes decisions within the scope of assigned authority” Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. (2004:2)

Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya tetapi tidak hanya sekedar pembantu pimpinan saja ia juga dapat mengerjakan tugas-tugas, pekerjaan kantor, memegang rahasia perusahaan dan tanggung jawab yang tinggi di kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan, dimana pimpinan tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan dari mengurus perjanjian , administrasi, mengatur rapat hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.

Macam-Macam Sekretaris Berdasarkan Ruang Lingkup Dan Tanggung Jawab 

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

• Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
• Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya

Macam-Macam Sekretaris Berdasarkan Kemampuan Dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

• Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya
• Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

TUGAS SEKRETARIS

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

• Menerima tamu
• Menerima telepon
• Mengambil dikte dan melatinkan
• Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan. Pada dasarnya tugastugas sekretaris meliputi :

• Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

1. Membuka surat.masuk untuk pimpinan
2. Menerima dikte
3. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan
4. Menerima dan melayani telepon serta menelpon
5. Menata arsip/surat
6. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
7. Mengurus dan mengendalikan surat
8. Menyiapkan pembuatan laporan
9. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan
10. Mengelola kas kecil
11. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja. 

• Tugas-tugas Khusus

Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:

1. Menyiapkan rapat dan membuat notulen
2. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar
3. Menyusun surat rahasia (confidential)
4. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan (pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas)
5. Menyusun acara pertemuan bisnis
6. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
7. Mengurus masalah dengan bank
8. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
9. Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu

• Tugas-Tugas Istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: 

1. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan
2. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi
3. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
4. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi
5. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
6. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
7. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

• Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

1. Mengurusi Rumah tangga kantor
2. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya
3. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan.

• Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

1. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank
2. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
3. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

• Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu: 

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. 

• Tugas Insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

1. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan
2. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
3. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan
4. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

• Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

• Tugas Kreatif

Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapat membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi:

1. Membuat perencanaan kerja
2. Mempelajari pengetahuan tentang bank
3. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
4. Pemantapan kepribadian
5. Efisinsi kerja
6. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan
7. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan
8. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
9. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
10. Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan
11. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)
12. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat bekerja.

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

• Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

1. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien
2. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat
3. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagianbagian lainnya.
4. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
5. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

• Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas: 

1. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan
2. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
3. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
4. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
5. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. 

• Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acaraacara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan

• Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan

• Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab

Fungsi Sekretaris

Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

• Sekretaris sebagai duta 

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

• Sekretaris sebagai pintu gerbang 

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. 

• Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan 

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah

Peranan Sekretaris

Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut: 

• Sekretaris sebagai duta 

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. 

• Sekretaris sebagai pintu gerbang 

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. 

• Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan 

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

• Sekretaris sebagai humas 

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang aJeda, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

Link Sumber : http://eprints.unpam.ac.id/8585/2/SKR0012_PENGETAHUAN%20KESKRETARISAN.pdf